Costos de reproducción de información solicitada a Entidades Públicas. OFICIO No. 661 [903868] 20-05-2022 DIAN

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OFICIO No. 661 [903868]

20-05-2022

DIAN

 

Tema:Impuesto sobre la renta y complementarios

Impuesto sobre las ventas

Descriptores:Ingresos

Hecho generador

Obligación de facturar

Fuentes formales:Artículo 26 del Estatuto Tributario

Ley 1712 de 2014

 

Cordial saludo,

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

 

Mediante el radicado de la referencia, el peticionario respecto a los costos de reproducción de la información pública, efectúa las siguientes preguntas, las cuales serán resueltas en el orden propuesto:

 

  1. “¿Los valores que cobren las entidades públicas por concepto del costo de reproducción de la información solicitada por parte de los peticionarios que hagan uso del derecho de acceso a la información pública y/o del derecho de petición, suministrada a través de diferentes medios tales como fotocopias, medios magnéticos o electrónicos, memorias USB, Discos Compactos, DVD u otros que disponga la entidad, deben ser considerados como un ingreso según la definición contemplada en el artículo 26del Estatuto Tributario?”

 

En primer lugar, se encuentra que la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional”, establece, entre otros, el principio de gratuidad del acceso a la información pública en los siguientes términos:

 

ARTÍCULO 3. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública. En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:

 

(…)

 

Principio de gratuidad. Según este principio el acceso a la información pública es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información”.

 

“ARTÍCULO 26. Respuesta a solicitud de acceso a información. Es aquel acto escrito mediante el cual, de forma oportuna, veraz, completa, motivada y actualizada, todo sujeto obligado responde materialmente a cualquier persona que presente una solicitud de acceso a información pública. Su respuesta se dará en los términos establecidos por el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011.

 

La respuesta a la solicitud deberá ser gratuita o sujeta a un costo que no supere el valor de la reproducción y envío de la misma al solicitante. Se preferirá, cuando sea posible, según los sujetos pasivo y activo, la respuesta por vía electrónica, con el consentimiento del solicitante”. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

 

Por su parte, el Decreto 1081 de 2015, Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República, señala:

 

ARTÍCULO 2.1.1.3.1.5. Principio de gratuidad y costos de reproducción. En concordancia con lo establecido en los artículos 3 y 26 de la Ley 1712 de 2014, en la gestión y respuesta a las solicitudes de acceso a la información pública, los sujetos obligados deben:

 

(1) Aplicar el principio de gratuidad y, en consecuencia, no cobrar costos adicionales a los de reproducción de la información.

 

(2) Permitir al ciudadano, interesados o usuario:

 

(a) Elegir el medio por el cual quiere recibir la respuesta;

 

(b) Conocer el formato en el cual se encuentra la información solicitada, de acuerdo con lo establecido en el Esquema de Publicación de Información;

 

(c) Conocer los costos de reproducción en el formato disponible, y/o los costos de reproducción en el evento en que el solicitante elija un formato distinto al disponible y sea necesaria la transformación de la información, de acuerdo con lo establecido por el sujeto obligado en el Acto de Motivación de los costos de reproducción de Información Pública.

 

Se debe entender por costos de reproducción todos aquellos valores directos que son necesarios para obtener la información pública que el peticionario haya solicitado, excluyendo el valor del tiempo que ocupe el servidor público, empleado o contratista para realizar la reproducción.

 

Cuando la información solicitada repose en un formato electrónico o digital, y el sujeto obligado tenga la dirección del correo electrónico del solicitante u otro medio electrónico indicado, deberá enviarlo por este medio y no se le cobrará costo alguno de reproducción de la información”. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

 

ARTÍCULO 2.1.1.3.1.6. Motivación de los costos de reproducción de información pública. Los sujetos obligados deben determinar, motivadamente, mediante acto administrativo o documento equivalente según el régimen legal aplicable, los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia del mismo, y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado, de tal forma que estos se encuentren dentro de parámetros del mercado.

 

El acto mediante el cual se motiven los valores a cobrar por reproducción de información pública debe ser suscrito por funcionario o empleado del nivel directivo y debe ser divulgado por el sujeto obligado, conforme a lo establecido en el artículo 2.1.1.2.1.4 del presente decreto.

 

PARÁGRAFO 1. Para establecer los costos de reproducción de información, el sujeto obligado debe tener en cuenta que la información pública puede ser suministrada a través de los diferentes medios de acuerdo con su formato y medio de almacenamiento, entre ellos: fotocopias, medios magnéticos o electrónicos, memorias USB, Discos Compactos, DVD u otros que permitan reproducción, captura, distribución, e intercambio de información pública.

 

PARÁGRAFO 2. Cuando se trate de solicitudes de información relacionadas con la prestación de un trámite a cargo del sujeto obligado, los costos de reproducción de la información solicitada estarán sujetos a las tasas o tarifas establecidas para la realización del trámite, según las normas que reglamentan el mismo”. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

 

Ahora bien, el artículo 26 del Estatuto Tributario dispone (sic):

 

ARTÍCULO 26. LOS INGRESOS SON BASE DE LA RENTA LIQUIDA. La renta líquida gravable se determina así: de la suma de todos los ingresos ordinarios y extraordinarios realizados en el año o período gravable, que sean susceptibles de producir un incremento neto del patrimonio en el momento de su percepción, y que no hayan sido expresamente exceptuados, se restan las devoluciones, rebajas y descuentos, con lo cual se obtienen los ingresos netos. De los ingresos netos se restan, cuando sea el caso, los costos realizados imputables a tales ingresos, con lo cual se obtiene la renta bruta. De la renta bruta se restan las deducciones realizadas, con lo cual se obtiene la renta líquida. Salvo las excepciones legales, la renta líquida es renta gravable y a ella se aplican las tarifas señaladas en la ley”. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

En ese orden de ideas se encuentra que, en términos generales y sujeto al análisis de cada caso particular, toda vez que el acceso a la información pública es gratuito y los costos de reproducción corresponden a los valores en los que incurre la entidad para obtener la información pública, dichos costos no son susceptibles de producir un incremento neto del patrimonio de las mismas y, por lo tanto, no corresponden (sic) a un ingreso en los términos establecidos en el artículo 26 del Estatuto Tributario.

  1. “¿Los valores cobrados por las entidades públicas, señalados en la pregunta N° 1, son un hecho generador del impuesto sobre las ventas de conformidad con el artículo 420del Estatuto Tributario?”

 Al respecto, este Despacho mediante Oficio No. 902830 [int. 421] del 5 de abril de 2022, indicó:

“Sobre el particular, las consideraciones generales de este Despacho son las siguientes, no sin antes reiterar que no le corresponde pronunciarse sobre situaciones de carácter particular ni prestar asesoría específica, por lo que corresponderá a la peticionaria definir, en su caso particular, las obligaciones tributarias sustanciales y formales a las que haya lugar.

(…)

En ese sentido, si la actividad, labor o trabajo efectuado por parte de un personal que realiza labores de toma de copias o de fotocopiado cumple con las condiciones para considerarse una prestación de servicio en los términos del artículo 1.3.1.2.1. del Decreto 1625 de 2016, la realización de estas actividades o labores se podrán considerar hecho generador del impuesto y, por ende, se encontrarán gravadas con el mismo, siempre que no estén expresamente excluidas por la ley.

 

Sobre este último punto, resulta relevante resaltar que, en materia de impuestos, las exenciones o exclusiones son de interpretación restrictiva y se concretan a las expresamente señaladas por la Ley. En consecuencia, no es factible, en aras de una interpretación analógica o extensiva de las normas, derivar beneficios o tratamientos preferenciales no previstos en ella”.

 

  1. “¿Las entidades públicas deben expedir factura por los cobros antes mencionados?”

 Respecto a la obligación de facturar por parte de las entidades públicas, este Despacho en Oficio No. 905192 [int. 1183] del 25 de septiembre de 2020 indicó:

“Para efectos de determinar la procedencia o no de la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente, debe tenerse en cuenta que la venta de bienes o prestación de servicios como operación económica, por regla general debe ser facturada y causa el impuesto sobre las ventas -IVA, de conformidad con los artículos 420615616-1 y 617 del Estatuto Tributario. Sobre el particular, se adjunta el oficio No. 902604 del 24 de junio de 2020.

 Por el contrario, el cobro de tasas o contribuciones no deriva la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente, y tampoco causa el impuesto sobre las ventas siempre y cuando se cumplan los supuestos del artículo 1.3.1.13.6 del Decreto 1625 de 2016. Sobre este particular, este Despacho se ha pronunciado con oficio No. 026648 de 2019, el cual se adjunta para mayor conocimiento.

 Así las cosas, la determinación de la calidad de tasa, contribución o venta de bienes y servicios corresponde a cada entidad, teniendo en cuenta que la competencia de este Despacho se limita a absolver las consultas respecto a la interpretación y aplicación de las normas tributarias de competencia de la DIAN”. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

  1. “¿El cobro del costo de reproducción de la información suministrada al solicitante a través de fotocopias, medios magnéticos o electrónicos, memorias USB, Discos Compactos, DVD, entre otros, puede considerarse como una “tasa”, teniendo en cuenta que: a) corresponde a la recuperación de los costos en que incurre la entidad pública para reproducir la información; b) solo es exigible al sujeto interesado que decida solicitar la información pública; y c) el cobro está autorizado en la Ley 1712 de 2014 y la Ley 1437 de 2011? ¿En caso afirmativo, una “tasa” de estas características generaría algún tipo de gravamen?”

 Al respecto nos permitimos reiterarle que las funciones de este Despacho se limitan a la interpretación de normas tributarias en el ámbito de competencia de la DIAN. Por lo tanto, este Despacho no es competente para determinar o categorizar si un cobro corresponde a un tributo, función que es exclusiva del legislador.

  1. “Por otra parte, ¿Una entidad pública que decida realizar cobros a terceros por concepto de material reciclable (papel, cartón, plástico u otros), incurriría por dicha actividad en un hecho generador del impuesto sobre las ventas?”

Al respecto, deberán analizarse las condiciones particulares de cada caso para así determinar si tales cobros constituyen un hecho generador del impuesto sobre las ventas -IVA teniendo en cuenta lo dispuesto por el artículo 420 del Estatuto Tributario, el cual establece como hecho generador del impuesto, entre otros, la venta de bienes corporales muebles y la prestación de servicios en el territorio nacional, o desde el exterior, con excepción de los expresamente excluidos.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

 

Atentamente,

 

 

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

 

Daniela Patricia Rodríguez Acosta

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