Deber de conservar informaciones y pruebas en materia tributaria

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El artículo 632 del estatuto tributario prevé un término mínimo de 5 años para efectos de conservar documentos, informaciones y pruebas, tales como libros de contabilidad, comprobantes de orden interno o externo entre otros que acrediten los valores correspondientes a activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y demás.

Sin embargo, esta disposición fue modificada por el artículo 46 de la Ley 962 de 2005 (racionalización de trámites), contemplando que dicho término (5 años) pasaría a ser el mismo en que quede en firme la declaración de renta que se soporta en los documentos ya mencionados.

En este sentido, el Consejo de Estado se pronunció mediante sentencia 18971 de 2014, aplicando un criterio lógico y de interpretación armónica de las normas antes mencionadas bajo el entendido que el plazo de conservación de documentos para declarantes y no declarantes debe ser equivalente al término de firmeza de la declaración de renta, pero contabilizado a partir de momentos diferentes.

Ahora bien, el artículo 46 de la norma antitrámites fue modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016, al considerar que el período de conservación de informaciones del artículo 632 del estatuto será el mismo término de firmeza de la declaración tributaria correspondiente.

Como se puede notar la norma amplia el campo de aplicación, al no sólo limitar a las declaraciones de renta sino todo tipo de declaración, por ende, manteniendo la tesis del alto tribunal en mí entender se concluye que los declarantes deberán conservar los documentos, informaciones y pruebas por el término de firmeza de la declaración tributaria, que puede ser 6 meses, 3 o 5 años entre otros.

Por otro lado, los no declarantes deberán conservar los documentos, informaciones y pruebas por un término de 3 años contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo.

Por último, dos aspectos importantes a destacar, concierne a que el artículo 632 en armonía con el artículo 46 de la Ley 962 establece un término de conservación de documentos para efectos tributarios, sin perjuicio, del término previsto para fines mercantiles los cuales son 10 años, y también, destacar que esta disposición de carácter tributaria aplica a los entes territoriales en virtud de lo previsto en el artículo 59 de la Ley 788 de 2002, por ser norma de tipo procedimental.

 

Por: Juan Diego Solórzano Horta
Contador Público y Especialista Gerencia Tributaria Universidad Surcolombiana
Correo electrónico:juan12diego@hotmail.com
Miembro de la Red GlobalContable.com