Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica OFICIO Nº 264 [901706] DIAN

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Tema:Sistema de facturación electrónica
Descriptores:Documento soporte de pago de nómina electrónica
Fuentes formales:Resolución DIAN No. 000013 de 2021

Oficio No. 901476 de 2022

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

 

Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria consulta: “en el evento en que deba realizarse una reliquidación posterior al cierre de una relación laboral y a la transmisión del documento soporte de nómina electrónica, ¿esta reliquidación podría implicar un incumplimiento en cuanto a la nómina electrónica?

 

Sobre el particular, las consideraciones generales de este Despacho son las siguientes:

 

El documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que se derivan del citado documento, se origina por los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina, entendidos ellos como aquellos que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria, así como por los pagos a pensionados a cargo del empleador. A la luz de la normatividad vigente, este tiene como finalidad constituir el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA de las mencionadas erogaciones para el empleador (cfr. artículo 2º de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021).

 

Así las cosas, en cuanto al reporte de los valores de la liquidación definitiva de un trabajador, el Oficio No. 901476 de 2022, señaló lo siguiente:

 

(…) toda vez que la liquidación de las prestaciones sociales y demás conceptos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria que se paguen o abonen en cuenta por parte del empleador a los trabajadores debe ser incluida en el documento soporte de pago de nómina electrónica para constituir el soporte del costo, deducción o descontable; los valores de dicha liquidación se deberán incluir en el documento electrónico correspondiente al mes dentro del cual se da el pago o abono en cuenta de los conceptos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria que se originan por el retiro del trabajador. Lo anterior en concordancia con lo dispuesto en los artículos 2 y 3 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021”. (Subrayado fuera de texto).

 

Ahora bien, ha entendido este Despacho -de acuerdo a la consulta elevada- que la reliquidación del trabajador se lleva a cabo para realizar ajustes al reporte de la liquidación inicial efectuada al mismo.

 

Para estos casos, el obligado deberá generar la respectiva “nota de ajuste” del documento soporte de pago de nómina electrónica, que están definidas en el numeral 12 del artículo 1º de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, así:

 

“12. Notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica: Son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN”. (Subrayado fuera de texto).

 

Respecto de la finalidad y la periodicidad de la transmisión de las notas de ajuste, el Oficio 901476 de 2022, también se refirió a este asunto en los siguientes términos:

 

“(…) Por su parte, el artículo 8 previamente citado dispuso que la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste debe efectuarse “dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador”, sin distinguir dicha transmisión para cada uno de los documentos electrónicos y, específicamente, sin que se pueda cumplir con la finalidad de las notas de ajuste que, tal como se expresa en la definición regulatoria, es por medio de las cuales “se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido” (Subrayado fuera de texto).

 

Así, entiende este Despacho que al tratarse de la posibilidad de corregir errores aritméticos o de contenido, dichos errores pueden ser advertidos por el sujeto obligado con posterioridad al mes al cual corresponde el pago o abono en cuenta objeto del documento electrónico originario del ajuste. Lo anterior puesto que, de lo contrario, no se cumpliría con la finalidad de que la nota de ajuste permita corregir errores aritméticos y de contenido una vez validado el documento electrónico que fue previamente transmitido a la DIAN, objetivo que es la esencia de la existencia del documento electrónico denominado “nota de ajuste”.

 

De manera que, de conformidad con los criterios de interpretación sistemático y teleológico de las normas jurídicas, para esta Subdirección la limitación temporal que se impone al obligado de transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta objeto del documento electrónico, aplica para el documento soporte de pago de nómina electrónica originario y no para las notas de ajuste al mismo.

 

En consecuencia, tratándose del límite temporal que tiene el sujeto obligado para generar y transmitir para validación las notas de ajuste a los documentos soporte de pago de nómina electrónica, deberá tenerse en cuenta lo explicado por esta Subdirección en el Oficio No. 914809 de 2021: “toda vez que las notas de ajuste son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, una vez se conoce el error por parte del sujeto obligado, este deberá dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente generar y transmitir para validación la nota de ajuste correspondiente”. (Subrayado fuera de texto).

 

En cualquier caso, al momento de presentar la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios deberá el contribuyente contar con los documentos soporte de los costos, deducciones e impuestos descontables que se pretendan imputar en la referida declaración presentada ante la Administración Tributaria, los que, a su vez, deben ser congruentes y tener la vocación de soportar los valores de las operaciones económicas que se pretendan hacer valer. Adicionalmente, se informa que dichos soportes deberán conservarse por el término establecido en el artículo 632 del Estatuto Tributario, tal como lo dispone el artículo 23 de la citada Resolución DIAN No. 000013 de 2021”.

 

En consecuencia, entiende este Despacho que los ajustes por errores aritméticos o de contenido que deban realizarse al documento soporte de pago de nómina electrónica en razón a la reliquidación inicial de un trabajador, se harán a través del denominado documento electrónico “nota de ajuste”, el cual, deberá generarse y transmitirse dentro del plazo correspondiente aplicable (conforme a la normativa vigente y a lo explicado previamente) para que se puedan soportar los costos, deducciones e impuestos descontables a los que haya lugar.

 

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

 

Atentamente,

 

 

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

 

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