Prescripción documental contable, tributaria, aduanera y cambiaria. Microfilmación y otros medios técnicos de conservación

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Por Juan Fernando Mejia

Asesor contable y tributario en Home Center, Seguros del Estado, Empresa de Energía de Pereira y en PYMES. Revisor Fiscal Brigard Urrutia.

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La prescripción de los documentos para fines contables, tributarios, aduaneros y cambiarios es de 10 años, pero esto no implica su destrucción, pues se debe garantizar su reproducción exacta en medios electrónicos, como la microfilmación o la encriptación con clave de lectura posterior a fin de ser allegada a cualquier proceso que se hubiere iniciado antes del vencimiento de los 10 años. También existen términos menores para fines especiales, establecidos en la Ley.

En efecto, el artículo  2536 del Código Civil, indica que “La acción ejecutiva se prescribe por diez años, y la ordinaria por veinte“. Sin embargo, el artículo 1º de la Ley 791 del 27 de diciembre de 2002 redujo los 20 años a sólo diez (10) años,  por lo que los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por 10 años, contados a partir del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar, a elección del comerciante, su conservación en papel o en otro medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta, en concordancia con el artículo 28 de la Ley 962 del 2005.

Se recomienda entonces conservar estos documentos por ese término, como medio de prueba, pues dice el artículo 1625 del Código Civil que la prescripción extintiva o liberatoria es uno de los modos de extinguir las obligaciones, y que la prescripción adquisitiva es un modo de adquirir las cosas ajenas, cuando su dueño no ejerció las acciones y derechos durante cierto lapso de tiempo, y concurriendo los demás requisitos legales.  

Pero a los 10 años se deben microfilmar o mantener en otros medios técnicos o electrónicos, dado que el artículo 2539 del Código Civil señala que el término general de prescripción puede estar suspendido a esa fecha por la existencia de procesos de reclamación en vía administrativa o judicial y se debe para garantizar así su exacta reproducción en caso de ser requeridos por los jueces o por otras autoridades.

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