¿Quiénes están obligados a implementar la nómina electrónica?

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El parágrafo 6 del artículo 616-1 del estatuto tributario avecinó el sistema de facturación electrónica a los pagos de nómina, sin perjuicio de su aplicación a las operaciones de compra y venta de bienes y servicios como se ha venido haciendo.

En este sentido la autoridad tributaria (Dian) expidió la resolución 013 del presente año, mediante la cual implementó y desarrolló el documento soporte de pago de nómina electrónica y adoptó su anexo técnico.

Que es de relevancia este documento para efectos de soportar el costo o deducción, pues bien, no existía soporte especial como lo es la factura o documento equivalente que exigiera respaldar dicha erogación, ya que expresamente el decreto 358 incorporado en el numeral 6 del artículo 1.6.1.4.3. del DUT no lo previó. En este sentido, era suficiente para soportar la nómina con el pago de la seguridad social, la retención en la fuente, el mismo pago de salarios, entre otros.

Así se desprende del inciso 3 del artículo 771-2 del estatuto tributario, al contemplar que en los casos que no exista la obligación de entregar factura o documento equivalente, el documento que soportará la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables deberá cumplir con los requisitos mínimos que el Gobierno nacional establezca.

De esta manera se concluye que el documento soporte de pago de nómina electrónica constituye el soporte de los costos y deducciones en renta, e impuestos descontables en Iva cuando aplique como lo expresa al tenor literal la resolución, cosa que llama la atención para este último caso, pues como es bien sabido los salarios y las pensiones no causan el impuesto a las ventas (art. 1.3.1.13.4 DUT).

De acuerdo a lo anterior, surge la pregunta, ¿quiénes deben generar y trasmitir para validación este documento soporte?, pues bien, la respuesta a este interrogante se encuentra en el artículo 4 de la resolución 013 al configurar como obligados aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, por lo que se puede concluir:

  • Contribuyentes renta y complementarios: no aplica a las entidades de los artículos 18,22,23,23-1 y 23-2 del estatuto tributario, es decir, los contratos de colaboración empresarial, tales como consorcios, uniones temporales, joint ventures; la Nación, entidades territoriales, corporaciones autónomas, iglesias, sindicatos, partidos o movimientos políticos, fondos de capital privado, entre otros. Inclusive los sujetos que se encuentren inscritos en el régimen simple de tributación estarían por fuera de la órbita de los obligados por ser este un régimen sustitutivo del impuesto a la renta.
  • Pagos o abonos cuenta derivados de una vinculación: el reconocimiento y pago de salarios y pensiones, por lo tanto, no hay cabida a los honorarios, ni compensación de servicios personales aun siendo renta de trabajo, es decir, que los contratos de prestación de servicios estarían por fuera de la obligación de reportarse.

Por: Juan Diego Solórzano Horta
Contador Público, Especialista y Magíster en Gerencia Tributaria Universidad Surcolombiana
Correo electrónico:juan12diego@hotmail.com
Miembro de la Red GlobalContable.com

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