Reporte de dotación en nomina electrónica -Oficio 1046(906441)

OFICIO Nº 1046 [906441]

22-08-2022

DIAN

 

 

Subdirección de Normativa y Doctrina

100208192-1046

Bogotá, D.C.

 

Tema:Procedimiento tributario
Descriptores:Sistema de facturación electrónica

Documento soporte de pago de nómina electrónica

Fuentes formales:Artículo 616-1 del Estatuto Tributario

Resolución DIAN No. 000013 de 2021

 

 

Cordial saludo,

 

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

 

Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria consulta por el documento soporte de pago de nómina electrónica exponiendo particularidades de un caso específico, las cuales se abordarán de manera general de acuerdo con la competencia orgánica y funcional de este Despacho, tal y como lo instaura el referido artículo 56 y con base en dos supuestos hipotéticos generales, a saber:

 

  1. Soporte de gastos correspondientes a dotación de elementos adquiridos por el contribuyente -empleador- al por mayor para almacenar

 

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 10 del artículo 1° de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, el documento soporte objeto de estudio está definido así:

 

10. Documento soporte de pago de nómina electrónica: Es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios (…), derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado”. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

 

Al respecto, la doctrina vigente de esta Entidad (cfr. Oficio 908125 interno No. 1268 de 2021) ha considerado que la normativa que rige este documento electrónico “no diferencia la modalidad en la que se efectúa dicho pago o abono en cuenta por parte del empleador al trabajador, sino que se funda en el objeto del pago mismo y, toda vez que la finalidad del documento soporte no es otra más que soportar en debida forma el costo, deducción (…), según corresponda, deberá el empleador incluir en el concepto de valores devengados por el trabajador todos los pagos o abonos en cuenta que en virtud de la relación laboral, legal o reglamentaria efectuó al trabajador, sin importar si estos fueron dados en dinero o en especie. En consecuencia, prestaciones como la alimentación, hospedaje y dotación que se acuerden en especie con el trabajador y que hagan parte de la retribución que se efectúa en virtud de la relación laboral, legal y reglamentaria que ostenta el empleador con el trabajador deberán ser incluidos en el documento soporte de pago de nómina electrónica a efectos de que el empleador, en calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta, pueda tomarse el costo o deducción a que haya lugar”. (Subrayado fuera de texto)

 

Nótese que la normativa y doctrina vigente determinan que son los pagos o abonos en cuenta que en virtud de la relación laboral, legal o reglamentaria efectúa el empleador -contribuyente del impuesto sobre la renta- al trabajador, los que deberán soportarse con el documento soporte de pago de nómina electrónica, siempre que estos requieran ser tomados por dicho contribuyente como costo o deducción.

 

De modo que, los empleadores que requieran soportar los gastos efectuados en razón a adquisiciones realizadas al por mayor de productos que integran la dotación de sus empleados con derecho a dicha prestación (en los términos del artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo), deberán, a efectos de generar el documento soporte objeto de estudio, incluir el reporte correspondiente de este pago o abono en cuenta cuando estos elementos se asignen, entreguen o se hagan efectivos a cada uno de los trabajadores.

 

Lo anterior, toda vez que solo hasta ese momento se configura el pago o abono en cuenta del elemento de la dotación al beneficiario de este, razón por la cual, no existiría a la fecha de la adquisición general de los elementos por parte del empleador un pago o abono en cuenta derivado de una relación laboral, legal o reglamentaria determinable para cada uno de los trabajadores que sustente su inclusión en el documento soporte de pago de nómina electrónica.

 

En este sentido, se encuentra que es posible que el reporte de los pagos o abonos en cuenta realizados en virtud de la relación laboral, legal o reglamentaria de los elementos bajo análisis pueda ocurrir en un período diferente al período en el que se efectuó dicha adquisición inicial (al por mayor) de los elementos que integrarían eventualmente la dotación, sin que ello implique un error en la generación del documento electrónico.

 

En cualquier caso, deberá existir coherencia entre los soportes de las operaciones económicas efectuadas por el contribuyente para la procedencia del costo o deducción, según corresponda en cada caso particular.

 

  1. Soporte de gastos correspondientes a elementos puestos a disposición de todo el personal contratado

 

Acerca de los elementos que no se entregan directamente a los trabajadores debido a que se ponen a disposición de todo el personal contratado por los empleadores, es posible concluir que dichas erogaciones no se enmarcan propiamente en el concepto de pago o abono en cuenta relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria que mantiene el sujeto obligado con el trabajador.

 

Lo anterior toda vez que del supuesto hipotético planteado se deduce que dichos bienes se identifican como elementos de uso general (optativos) y no se relacionan directamente con cada contrato laboral individuamente considerado, al no integrar el concepto de dotación. Téngase en cuenta que el concepto de dotación en materia laboral es una prestación regulada por el Código Sustantivo del Trabajo y sobre ella el Anexo Técnico del soporte de pago de nómina electrónica versión 1.0 en los NIES correspondientes al campo de “Dotación” describe que este debe incluirse “De conformidad con lo previsto en el artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo, o la norma que lo modifique, adicione o sustituya, y corresponde al valor que el empleador dispone para suministrar la dotación de sus trabajadores”.

 

De manera que, valores que no obedezcan a dotación por enmarcarse en productos de uso general (optativos) que no se desprendan directamente de la relación laboral, legal o reglamentaria, no requieren ser incluidos en el documento soporte de pago de nómina electrónica (cfr. artículos 1 y 2 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021).

 

Para terminar, se precisa que las anteriores consideraciones generales se efectúan sin perjuicio del tratamiento contable de los hechos económicos particulares al que haya lugar y del debido cumplimiento de los requisitos generales y especiales vigentes en la normatividad tributaria para la procedencia de los gastos y deducciones aplicables en cada caso particular y concreto, lo cual deberá ser debidamente analizado y determinado por la peticionaria en su situación puntual.

 

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad”-“Doctrina”- dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

 

Atentamente,

 

 

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

Daniela Patricia Rodríguez Acosta

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