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Responsables de la firma de la Factura Electrónica. Oficio DIAN 19372 de 2019

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ribkhan / Pixabay

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) mediante doctrina aclara que, si el obligado a facturar electrónicamente opta por facturar de manera electrónica de forma directa debe expedir sus facturas cumpliendo los requisitos del artículo 3 del Decreto 2242 de 2015 (Condiciones de expedición de la factura electrónica) ;  exigiendo entre otros aspectos, incluir en el documento electrónico la firma digital o electrónica del obligado a expedirlo.

En relación a la firma digital o electrónica que debe contener la factura electrónica y los sujetos sobre los cuales recae la obligación  de formalizar dichos documentos se considera:

– En principio, al obligado a expedir la factura electrónica, persona natural o jurídica, incluyendo personas autorizadas al interior de su empresa, cuando la factura electrónica la expida directamente el obligado a facturar, y,

– Cuando el obligado decida expedir la factura electrónica  a través de un “proveedor tecnológico” contratado por él, este debe generar las facturas electrónicas con las especificaciones señaladas por la DIAN, incluyendo en los respectivos documentos la firma digital que corresponderá al obligado a facturar o los sujetos autorizados al interior de su empresa o podrá corresponder al proveedor tecnológico y/o los sujetos igualmente autorizados dentro de la empresa proveedora del servicio de factura electrónica, si así lo acuerdan expresamente las partes contratantes.

Cabe resaltar que la obligación de llevar este proceso a cabo sin perjuicio de las diferentes sanciones, estará en cabeza de la administración de cada una de las diferentes entidades.


OFICIO Nº 019372

05-08-2019

DIAN

 

Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina

Bogotá, D.C.

100208221 – 001927

 

Tema Procedimiento Tributario

Descriptores Factura Electrónica

Fuentes formales Decreto Único Reglamentario artículos: 1.6.1.4.1.3, 1.6.1.4.1.10, 1.6.1.4.1.12 y 1.6.1.4.1.13; Resolución 000019 de 2016, artículos: 3, 7 y 8; Anexo Técnico 002-V2 de la Resolución 0000019 de 2019, numerales: 5, 9, 14 y 15.

Cordial saludo, Sr. Díaz.

De conformidad con el artículo 20 del Decreto número 4048 de 2008 este despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras o de comercio exterior y control cambiario en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Plantea usted lo siguiente:

Se refiere al Decreto 2242 de 2016 y, en particular, al literal d) del artículo 3, relativo a la firma digital de la factura electrónica. Cita el texto de dicho literal con el fin de aclarar el ítem referido: “A los sujetos autorizados en su empresa.”

Manifiesta que su empresa tiene el requerimiento de un cliente con el cual tienen una relación contractual de servicio y él desea transmitir documentos electrónicos a la DIAN mediante la modalidad de software propio y también les ha dado consentimiento expreso para realizar el proceso de firma digital en el proceso de facturación electrónica en su nombre.

Razón por la cual solicita concepto de la entidad en cuento al procedimiento y argumentación legal en cuento a si el consultante o la empresa proveedora, a la cual está vinculado, puede actuar como sujeto autorizado y cuáles son las normas o leyes que reglamentan lo concerniente a los “sujetos autorizados en su empresa”.

Al respecto es necesario realizar las siguientes precisiones:

1. Factura electrónica, firma digital o electrónica y a quien debe corresponder.

El Decreto reglamentario 2242 de 2015 reglamenta la masificación de la factura electrónica y se encuentra incorporado en el Decreto Único Reglamentario 1665 de 2016. Precisamente el artículo 1.6.1.4.1.3 corresponde al artículo 3 que usted menciona, norma de acuerdo con la cual: “Para efectos de control fiscal, la expedición (generación y entrega) de la factura electrónica debe cumplir las siguientes condiciones tecnológicas y de contenido fiscal, señalando en el numeral 1 las “Condiciones de generación” y, entre ellas, en el literal d) exige:

“Incluir firma digital o electrónica como elemento para garantizar autenticidad e integridad de la factura electrónica desde su expedición hasta su conservación, de acuerdo con la Ley 962 de 2005 en concordancia con la Ley 527 de 1999, los artículos 2.2.2.47.1 y siguientes 2.2.2.48.1.1 y siguientes del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, y de acuerdo con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN.

La firma digital o electrónica que se incluya en la factura electrónica como elemento tecnológico para el control fiscal podrá pertenecer:

– Al obligado a facturar electrónicamente.

– A los sujetos autorizados en su empresa.

– Al proveedor tecnológico, en las condiciones que acuerden, cuando sea expresamente autorizado por el obligado a facturar electrónicamente para este efecto.

(…).” (Subrayado fuera de texto)

Ahora bien, como lo indica el mismo Decreto 1625 de 2016 en el artículo 1.6.1.4.1.12 (que incorpora el artículo 12 del Decreto 2242 de 2015): “Sin perjuicio de la expedición de la factura electrónica directamente por el obligado a facturar electrónicamente, este podrá para tal efecto contratar los servicios de proveedores tecnológicos autorizados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN.“ (Subrayado fuera de texto)

En este artículo se establece explícitamente que: “Quienes opten por actuar como proveedores tecnológicos deben agotar previamente el procedimiento de habilitación para facturar electrónicamente indicado en el numeral 2 del artículo 1.6.1.4.1.10.”

Lo anterior supone que los proveedores tecnológicos están en condiciones de expedir (generar y entregar) facturas electrónicas con las condiciones establecidas para cada uno de estos eventos y, en general, todos los requerimientos procedimentales y tecnológicos.

Precisamente en el artículo 1.6.1.4.1.13, del mismo decreto, se establecen las obligaciones de los Proveedores Tecnológicos que ofrezcan servicios de facturación electrónica, señalando que: “(…) deberán como mínimo, prestar a obligados a facturar y/o al adquirente los servicios de facturación electrónica contratados, cumpliendo en la facturación las disposiciones de la presente sección y las condiciones de operatividad tecnológica que establezca la DIAN. (…).”

1.1 La factura electrónica con desarrollo propio o adquirido bien sea por el facturador electrónico o su proveedor tecnológico.

Ahora bien, el artículo 1.6.1.4.1.10 del Decreto 1625 de 2016, que incorpora el artículo 10 del Decreto 2242 de 2015, contempla la “Habilitación para expedir factura electrónica”, en el numeral 1 se refiere a las personas seleccionadas por la DIAN y, en el numeral 2, a las personas naturales o jurídicas que opten por expedir factura electrónica de manera voluntaria. Este artículo en el parágrafo 1 establece lo siguiente:

“Parágrafo 1. Los obligados a facturar electrónicamente que facturen directamente y los proveedores tecnológicos definidos de la presente Sección podrán, para este efecto, adquirir soluciones tecnológicas o desarrollarlas; las mismas deberán cumplir, en todo caso, las condiciones técnicas y tecnológicas que fije la DIAN y en la forma que la Entidad establezca.”

De tal manera que, el obligado a facturar, que factura electrónicamente de manera directa, puede desarrollar la solución tecnológica respectiva o adquirirla, pero naturalmente en este evento una vez adquirida, la misma es de su control, siendo operada por el facturador electrónico. Por su parte, cuando se contrata con un tercero el servicio de facturación electrónica, esto es, un proveedor tecnológico, este igualmente puede desarrollar soluciones propias o adquirirlas, pero en este caso es el responsable del servicio frente a sus contratantes, ya que expide por ellos; es decir, genera y entrega las facturas electrónicas a los adquirentes y también el ejemplar que corresponde a la DIAN, obligación prevista en el artículo 7 del Decreto 2242 de 2015 incorporado en el artículo 1.6.1.4.1.7 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016.

1.2. Conclusión previa.

En este contexto normativo, es claro que si el obligado a facturar electrónicamente opta por facturar electrónicamente en forma directa debe expedir sus facturas cumpliendo los requisitos del artículo 1.6.1.4.1.3 ya referido; lo que exige, entre otros aspectos, incluir en el documento electrónico la firma digital o electrónica del obligado a expedirlo.

2. Factura electrónica y firma digital.

Si nos referimos en concreto a la firma digital (como se plantea en la consulta), estamos hablando de firmas con certificados digitales lo cual supone necesariamente un servicio por las entidades de certificación digital autorizadas para proveer estos instrumentos. De modo que, tratándose del sujeto obligado a expedir factura electrónica, que va a operar directamente, debe obtener estas firmas digitales bien sea para el facturador electrónico persona natural, o en el caso de la persona jurídica para quien la representa, y/o en uno y otro caso, para las personas designadas para cumplir esta función al interior de la empresa, quienes tendrán el uso privativo de estos mecanismos, en razón a la naturaleza de la firma digital con certificado digital y las seguridades y condiciones que la rodean.

En consecuencia, si el obligado a facturar electrónicamente que opta por expedir sus facturas directamente, es una persona jurídica que actúa a través de su representante legal, en atención a aspectos como el volumen de operaciones, la dinámica y modelos de negocios que maneja, las características de la factura electrónica, entre otros, considera necesario autorizar a otros sujetos al interior de su (sic) para que firmen digitalmente las facturas que expide la compañía, puede hacerlo.

Cuando el obligado a facturar contrata el proceso de facturación electrónica con un proveedor tecnológico, proveedor tecnológico en los términos del artículo 1.6.1.4.1.12 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016 (que incorpora el artículo 12 del Decreto 2242 de 2015), implica que acude a un tercero para este efecto. Este tercero deberá expedir las facturas de su contratante cumpliendo las condiciones de generación que exige la DIAN, entre ellas incluir la firma digital. Es factible que dentro del proceso, y por las implicaciones de la firma asociada al documento, el obligado a facturar reserve para sí mismo o personas autorizadas dentro de su empresa la firma respectiva. No obstante, es posible que, dentro del proceso de tercerización de la facturación electrónica, se autorice a la empresa que presta este servicio, también para que firme las facturas electrónicas. En este caso, esa firma puede corresponder al representante legal de la compañía contratada o de personas autorizadas en esa empresa, según lo acordado por los contratantes esto es, el obligado a expedir factura electrónica y el proveedor tecnológico, como lo indica la norma. En este evento igualmente, el proveedor tecnológico debe obtener estas firmas digitales de las empresas autorizadas para ello. En todo caso, considerando lo sensible de la firma digital en tanto da cuenta de la autenticidad e integridad del documento, debe ser claro quiénes son los sujetos autorizados para firma digitalmente las facturas electrónicas.

3. La firma de la factura electrónica como elemento técnico de control en la Resolución 000019 de 2016 y el Anexo Técnico 002 –V2 de la misma resolución.

La Resolución 000019 de 2016, establece el sistema técnico de control para la factura electrónica; en el artículo 3, relaciona los elementos de este sistema y, entre ellos, incluye la“Firma como elemento para garantizar autenticidad e integridad acorde con la política de firma adoptada por la DIAN en la presente Resolución o las que la modifiquen o adicionen.“ (Subrayado fuera de texto)

El artículo 7 ibídem, dispone:

“ARTÍCULO 7. Firma de la Factura Electrónica y política de firma.

“Toda factura electrónica deberá incorporar firma que permita garantizar autenticidad e integridad acorde con la política de firma de la DIAN.

Adóptese la política de firma, cuyas características y especificaciones técnicas pertinentes se encuentran señaladas en el documento “Política de Firma de los documentos XML de Facturación Electrónica” (Anexo Técnico No. 002) que forma parte integral de la presente resolución en los términos y condiciones allí descritos.”

El artículo 8 de la Resolución 000019 de 2016, en relación con el ejemplar de la factura electrónica y las notas débito o crédito que deben enviarse a la DIAN, en los numerales 1 y 2 indica:

“1. Plazo para la entrega de ejemplar a la DIAN

Quienes facturen electrónicamente deberán entregar a la DIAN el ejemplar de cada una de las facturas electrónicas y de las notas débito o crédito que tengan relación con la facturación, en formato electrónico de generación XML, máximo dentro de las 48 horas siguientes a su generación. La factura electrónica, las notas débito y/o crédito se entenderán generadas en el momento en que se firmen, de conformidad con la política de firma adoptada en la presente Resolución.

“2. Verificación del ejemplar recibido en la DIAN.

Sobre el ejemplar que recibe la DIAN, la entidad realizará las verificaciones correspondientes, en cumplimiento de las condiciones establecidas en el Decreto 2242 de 2015, en concordancia con los anexos técnicos de que trata esta resolución, en especial:

2.1. De la factura nacional.

/…/

2.1.8. Validez de la firma de acuerdo con la política de firma adoptad (sic) por la DIAN.” (Subrayado fuera de texto)

El artículo 14 de la Resolución 000019 e (sic) 2016, sobre “Habilitación para expedir factura electrónica”, refiriéndose, por ejemplo, al caso de sujetos seleccionados por la DIAN para facturar electrónicamente, entre otros aspectos, establece que deben:

“1.2. Indicar en el Servicio Informático de Factura Electrónica de la DIAN, si facturará en forma directa o va a operar a través de un proveedor tecnológico.

1.2.1.1. Indicar en el Servicio Informático de Factura Electrónica de la DIAN el software mediante el cual facturará.

El mismo artículo, al referirse al obligado a facturar electrónicamente seleccionado por la DIAN, que decide facturar a través de un proveedor tecnológico, indica que deberá:

“1.2.2.1. Verificar en el catálogo de participantes que el proveedor que contratará se encuentra previamente autorizado por la DIAN.

1.2.2.2. Actualizar su Registro Único Tributario indicando quien será el proveedor tecnológico que le prestará los servicios inherentes a la expedición de la facturación electrónica, de acuerdo con lo establecido en el numeral 4 del artículo 2 del Decreto 2242 de 2015.

1.2.2.3. Asociar en el Servicio Informático de Factura Electrónica de la DIAN, el software a través del cual el proveedor tecnológico prestará los servicios inherentes a la facturación electrónica.“ (Subrayado fuera de texto)

Ahora bien, en el Anexo Técnico 002 (Versión 2) de la Resolución 000019 de 2016. Que corresponde a la Política de firma de los documentos XML de facturación electrónica, en el punto 5 se refiere a este elemento y, en el numeral 5.1 establece lo relativo a los “Actores de la firma”, así:

Facturador Electrónico:

“Persona natural o jurídica comprendida en el ámbito del Decreto 2242 de 2015 y que como tal debe facturar electrónicamente en las condiciones establecidas en el mismo decreto. Para el ámbito de la firma electrónica son los firmantes vinculados a la persona natural o jurídica que ha cumplido la habilitación de los Artículos 10 y 11 del Decreto 2242 de 2015.

Adquirente:

En el ámbito de la facturación electrónica es el receptor de la factura electrónica quien debe cumplir con el Artículo 5 del Decreto 2242 de 2015.

Proveedor Tecnológico:

En el ámbito de la facturación electrónica podrá ser el firmante autorizado por el facturador electrónico a actuar en su nombre.

El término firmante se circunscribe a la definición dada en el Artículo 1.4 Decreto 2364 de 2012.

Entidades de Certificación Digital – ECD

En el ámbito de la factura electrónica es el tercero de confianza que tiene bajo su control la gestión de constatación, expedición, autenticación y registro histórico de los certificados digitales utilizados para las firmas digitales de las facturas electrónicas.

En los puntos 9, 14 y 15 del mismo documento, se indica:

“9. Condiciones de la Firma

El facturador electrónico o el proveedor tecnológico expresamente autorizado por este para hacerlo deberá aplicar la firma digital sobre el documento completo, con un certificado digital vigente y no revocado al momento de la firma.

La firma se aplica a todos los elementos de la factura electrónica, los elementos contenidos dentro del elemento SignedProperties más la clave pública contenida en el elemento KeyInfo. Cada uno de estos se adicionan como referencia dentro del elemento SignedInfo.”

“/…./.”

“14. Mecanismo de firma electrónica

El mecanismo de firma electrónica a que se refiere el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012 será considerada en el negocio electrónico denominado Facturación Electrónica una vez sea reglamentada por la DIAN para tal efecto.”

“15. Certificado digital desde la vigencia de la Circular 03-2016 de la ONAC

Este documento incluye los argumentos que deberán usarse como valores de los parámetros de:

Los certificados digitales con no repudio previstos en el estándar RFC-5280, y que cumplan con la Ley de Comercio Electrónico de Colombia, que utilicen los facturadores electrónicos previstos en el Decreto 2242-2015 para firmar digitalmente los documentos desmaterializados del negocio de la Facturación Electrónica.

/…/.” (Subrayado fuera de texto)

4. Conclusión.

Bajo los supuestos normativos antes relacionados, debe entenderse el literal d) del artículo 3 de Decreto 2242 de 2015, incorporado en el artículo 1.6.1.4.1.3 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, esto es:

Lo pertinente a la firma digital o electrónica que debe contener la factura electrónica y los sujetos a quienes debe corresponder este mecanismo:

– En principio, al obligado a expedir la factura electrónica, persona natural o jurídica, incluyendo personas autorizadas al interior de su empresa, cuando la factura electrónica la expida directamente el obligado a facturar, (utilizando una solución tecnológica, desarrollada o adquirida), documento que debe entregar al adquirente, así como el ejemplar para la DIAN y,

– Cuando el obligado a facturar electrónicamente decida expedirla (generarla y entregarla al adquirente así como el ejemplar para la DIAN) a través de un “proveedor tecnológico” contratado por él. En este evento el proveedor debe generar las facturas electrónicas con las especificaciones señaladas por la DIAN (utilizando una solución tecnológica desarrollada o adquirida) incluyendo en los respectivos documentos la firma digital que corresponderá al obligado a facturar o los sujetos autorizados al interior de su empresa o podrá corresponder al proveedor tecnológico y/o los sujetos igualmente autorizados dentro de la empresa proveedora del servicio de factura electrónica, si así lo acuerdan expresamente las partes contratantes.

Lo anterior, con las precisiones efectuadas en la Resolución 000019 de 2016 y su Anexo Técnico 002 –V2, contentivo de la Política de firma de la DIAN y, lo propio, en relación con la firma digital o electrónica que debe contener la factura electrónica y a quiénes debe corresponder, bajo el entendido que mientras la DIAN no reglamente la firma electrónica para estos efectos, opera la firma digital con certificado digital provista por Entidades de Certificación Digital.

Advertencia:

Finalmente se observa que la respuesta objeto del presente oficio se emite en el ámbito del Decreto 2242 de 2016 incorporado al Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, marco normativo dentro del cual se formula la consulta. Lo anterior como quiera que en virtud de las modificaciones introducidas al artículo 616-1 del Estatuto Tributario, la factura electrónica deberá ser objeto de validación previa por la DIAN lo cual implica modificaciones al régimen de la factura electrónica de dicho decreto.

La Entidad expidió la Resolución 000020 de 2019 a través de la cual selecciona obligados a facturar electrónicamente en ese nuevo marco normativo y señala los tiempos de implementación, sin perjuicio de que quienes vienen operando bajo el Decreto 2242 de 2015 deban transitar al nuevo esquema dentro de las fechas allí indicadas. Igualmente se encuentra en trámite el decreto que reglamenta el tema, sin perjuicio de la expedición de la Resolución 000030 del año en curso, a través de la cual la DIAN señala los requisitos de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, así como las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para su implementación, que además en el parágrafo 3 del artículo 3 modifica los calendarios 1 y 2 de que trata el artículo 3 de la Resolución 000020 aludida, ampliándolos en dos meses. Para su información se anexa copia de dichas resoluciones.

En los anteriores términos se atienden su solicitud.

 

Atentamente,

 

 

LORENZO CASTILLO BARVO

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE-DIAN