Término para envío del documento soporte de pago de nómina electrónica

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El parágrafo 6 del artículo 616-1 del estatuto tributario nacional establece que el sistema de facturación electrónica no solo comprende la factura electrónica como tal, sino también otros documentos como el documento soporte de pago de nómina electrónica acompañado de sus notas de ajuste, siendo considerado este, como un documento de tipo electrónico de soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, derivados de una relación laboral, legal o reglamentaria.

Este documento deberá cumplir ciertas condiciones técnicas, así como ocurre con los demás documentos electrónicos, tanto así que se deberá generar  y transmitir por parte de los sujetos obligados de manera mensual para su posterior validación por parte de la autoridad fiscal.

El objetivo del presente artículo es aclarar que término existe jurídicamente para el envío de este documento de pago de nómina junto a sus notas de ajuste, pues es cierto que hay una obligación y la Ley 2155 de 2021 ha considerado una conducta punible, lo cual puede conllevar a la imposición de sanciones por la autoridad tributaria.

Al respecto el artículo 8 de la resolución 013 del 11 de febrero del año 2021, establece que los sujetos obligados tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, debiéndose generar la información para efecto de que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice la validación del mismo. Lo anterior, salvo cuando se presenten inconvenientes tecnológicos por parte de la Dian.

De la norma en comento se desprende un elemento particular, y es entender si el término de los 10 días corresponde a días calendarios, es decir, corridos, o hábiles, ya que son dos conteos diferentes. Los días calendarios obedece de domingo a domingo, mientras que los hábiles se entienden por los días que labora la entidad, para este caso por regla general de lunes a viernes.

Pues bien, para poder entender este acertijo, el artículo 62 del Código de Régimen Político y Municipal (Ley 4 de 1913) configura que los plazos de días que se señalen en las leyes y actos oficiales, se entienden suprimidos los feriados y de vacantes, a menos de expresarse lo contrario. Esto quiere decir, que si el acto administrativo no dice de manera expresa que los días serán calendarios pues se entenderá por defecto que son hábiles, por lo tanto, para este caso se contará de lunes a viernes, lo que quiere decir, que para el período de diciembre habrá plazo hasta el 17 de enero  para el envío del documento soporte de pago de nómina, para el período de enero será hasta el 14 de febrero, y así deberá revisarse cada mes, dado que no se tendrán en cuenta sábados, domingos y/o festivos.

 

Por: Juan Diego Solórzano Horta
Contador Público, Especialista y Magíster en Gerencia Tributaria Universidad Surcolombiana. Estudiante Derecho.
Correo electrónico:juan12diego@hotmail.com
Miembro de la Red GlobalContable.com

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