Resumen Técnico del “Documento Soporte para no Obligados a Facturar” Grupo de Estudios Tributarios de Colombia
Asesor contable y tributario en Home Center, Seguros del Estado, Empresa de Energía de Pereira y en PYMES. Revisor Fiscal Brigard Urrutia.
El siguiente Resumen Técnico de “Documento Soporte para no Obligados a Facturar” fue compartido en el Grupo de Estudios Tributarios de Colombia (los jueves, de 7 a 9 pm en globalcontable):
1. Este documento se emite para soportar las compras de bienes o servicios con proveedores que no sean responsables de IVA, ni del Impuesto Nacional al Consumo y que vendan menos de 3.500 UVT.
2. Es un requisito para “soportar costos y gastos” y para soportar el IVA descontable.
Por ello, este “Documento Soporte” no lo deben expedir los “no contribuyentes” de Renta, como los municipios o los ministerios, la Cruz Roja, las copropiedades exclusivamente residenciales, los fondos de empleados ni las Junta de Acción Comunal, ni las demás personas jurídicas de los artículos 22 y 23 del Estatuto Tributario Nacional, salvo que uno de estos “no contribuyentes de renta” fuere responsable de IVA, en cuyo caso se requiere para para la aceptación fiscal de los impuestos descontables.
3. Deber ser generado y transmitido electrónicamente desde el 1 de agosto de 2022 e incluirá “notas de ajuste” o “notas crédito” electrónicas para devoluciones, descuentos, rebajas y similares correcciones de valor (Resolución DIAN 000488 del 29 de abril de 2022).
4. Se pueden resumir las operaciones de hasta una semana por cada proveedor, quien en todos los casos debe suministrar el RUT.
5. Aplica servicios del exterior, se tenga o no se tenga una factura emitida por el proveedor del extranjero (como en el caso de licencias, Google o Facebook Adds, servicios en la nube, ZOOM, etc.).
En esos casos se debe incluir la autorretención del IVA “local”, no sobre el IVA que eventualmente se incluya en una factura del exterior (Decreto 723 de 2021) y este mismo valor se descuenta si el servicio se consume en Colombia y si el destinatario del servicio es residente fiscal (Concepto 089 de 2022 y art. 420 E.T.).
Además, se debe incluir el “número id” del exterior y no con el genérico 444444 (Concepto 907280, de Julio 22 de 2021).
6. NO es cierto que se deba hacer un “Documento Soporte” para costos o gastos ya incluidos en extractos bancarios ni para otros “Documentos Equivalentes a la Factura” legalmente establecidos que son los recibos de peaje, los tiquetes de transporte de pasajeros aéreo, terrestre o fluvial, el extracto de entidades financieras, los recibos de Servicios Públicos, el documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities, la boleta de ingreso al cine o a espectáculos públicos y la boleta, fracción o formulario de juegos localizados. (Concepto DIAN 373 de 2021).
7. Aunque la norma permite los algunos vendedores emitan documentos POS para ventas inferiores a 5 UVTs desde 2022, esto no autoriza al comprador a tomarse estos costos, gastos o impuestos descontables.
La Ley 2155 de 2021 determinó que desde 2022 no aplica la aceptación fiscal del 10% de costos o gastos que consten en facturas en papel o en documentos POS, es decir, que se deroga esta directríz que había señalado la Ley 2010 de 2019.
Por esto se requiere siempre que las compras a proveedores siempre estén soportadas en:
i. Factura electrónica, o
ii. “Documento Equivalente” (los arriba mencionados), o,
iii. Documento Soporte para no obligados a facturar.
iv. “Documento Soporte de Nomina Electrónica” (basado en el devengo y no solamente en el pago, al menos desde enero de 2022, dadas las múltiples interpretaciones).
Los únicos costos y gastos que no requieren de alguno de estos soportes son las depreciaciones, las amortizaciones, el costo de ventas (que provenga del movimiento crédito de los inventarios), las importaciones, ni las operaciones que no sean una “venta” por parte de un proveedor nacional (como pueden ser las provisiones pasivas, que en todo caso no son deducibles),
8. NO se puede hacer el “Documento Soporte a Nombre del Trabajador” porque los gastos de caja menor, los gastos de transporte público de los los mensajeros, los de viáticos y los pagos de gasolina, entre otros, son gastos de la empresa y no incrementan el patrimonio del trabajador.
Por ello, la Sentencia de la Corte Suprema de Justicia SL5146 de 2020, la UGPP y la DIAN han conceptuado que NO pueden girarse gastos de manuntencón, viáticos, gasolina, etc. a la cuenta bancaria del trabajador, ni contabilizarlos como “anticipo de nómina”, ni hacerse el documento soporte a nombre del trabajador, porque en realidad son gastos que son en realidad de la empresa.
Las consecuencias negativas de registrar gastos de la empresa a nombre del trabajador son:
- Tener que pagar prestaciones sociales y seguridad social si el trabajador se va y demanda diciendo que eso era una “comisión”, pues aunque no sea cierto, le creerán porque es su palabra contra la del trabajador y la Ley es garantista, según dicha Sentencia de la Corte Suprema de Justicia.
- Está prohibido incluir gastos de la empresa en los acuerdos de “desalarización” porque en estos sólo pueden incluirse pagos que “SÍ aumentan el patrimonio del trabajador”.
- No se pueden contabilizar dichos conceptos como “anticipo” al trabajador porque NO es de su patrimonio (puede tener un control administrativo si se quiere, pero no cargarlo a nombre del trabajador).
- Hace declarar este empleado si sumado a su salario supera los 1.400 UVT en “Movimientos” (artS. 592 y 593 E.T.)
- El trabajador tendría que pagar Renta sobre el 50% de TODO lo recibido si no soporta las “salidas” en un contrato de mandato con su exógena o si no tuvieron pagos de seguridad social (Artículo 755-3 ET).
Los únicos pagos que pueden hacerse con acuerdos de desalarización son los que cumplan requisitos como:
a. Que sí aumente el patrimonio del trabajador (cosa que no sucede con los viáticos y similares porque son gastos realmente de la empresa) .
b. Que sean fijos, porque si son pagos variables se entiende como si fueran “comisiones” y por lo tanto serían realmente un salario, y
Para ello se anexa el “Procedimiento para Gastos Personales” en https://1drv.ms/w/s!Aqh2tDSdMvCBmsxKJUJkyTs29c4feg?e=WPaGkU
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