Resumen Técnico del “Documento Soporte para no Obligados a Facturar” Grupo de Estudios Tributarios de Colombia

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Por Juan Fernando Mejía.

El siguiente Resumen Técnico de “Documento Soporte para no Obligados a Facturar” fue compartido en el Grupo de Estudios Tributarios de Colombia (los jueves, de 7 a 9 pm en globalcontable):

1. Se emite para soportar las compras de bienes o servicios con proveedores que no sean responsables de IVA, ni del Impuesto Nacional al Consumo y que vendan menos de 3.500 UVT.

2. Es un requisito para “soportar costos y gastos” y para soportar el IVA descontables.

Por ello, este “Documento Soporte” no lo deben expedir los “no contribuyentes” de Renta, como los municipios o los ministerios, la Cruz Roja, las copropiedades exclusivamente residenciales, los fondos de empleados ni las Junta de Acción Comunal, ni las demás personas jurídicas de los artículos 22 y 23 del Estatuto Tributario Nacional, salvo que uno de estos “no contribuyentes de renta” fuere responsable de IVA, para los impuestos descontables.

3. Deber ser generado y transmitido electrónicamente desde el 1 de agosto de 2022 e incluirá “notas de ajuste” o “notas crédito” electrónicas para devoluciones, descuentos, rebajas y similares correcciones de valor (Resolución DIAN 000488 del 29 de abril de 2022).

4. Se pueden resumir las operaciones de hasta una semana por cada proveedor, quien en todos los casos debe suministrar el RUT.

5. Aplica servicios del exterior, se tenga o no se tenga una factura emitida por el proveedor del extranjero (como en el caso de licencias, Google o Facebook Adds, servicios en la nube, ZOOM, etc.).

En esos casos se debe incluir la autorretención del IVA “local”, no sobre el IVA que eventualmente se incluya en una factura del exterior (Decreto 723 de 2021) y este mismo valor se descuenta si el servicio se consume en Colombia y si el destinatario del servicio es residente fiscal (Concepto 089 de 2022 y art. 420 E.T.).

Además, se debe incluir el “número id” del exterior y no con el genérico 444444 (Concepto 907280, de Julio 22 de 2021).

6. NO es cierto que se deba hacer un “Documento Soporte” para costos o gastos ya incluidos en extractos bancarios ni para otros “Documentos Equivalentes a la Factura” legalmente establecidos que son los recibos de peaje, los tiquetes de transporte de pasajeros aéreo, terrestre o fluvial, el extracto de entidades financieras, los recibos de Servicios Públicos, el documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities, la boleta de ingreso al cine o a espectáculos públicos, la boleta, fracción o formulario de juegos localizados.  (Concepto DIAN 373 de 2021).

7. NO se puede hacer el “Documento Soporte a Nombre del Trabajador”, por ejemplo a nombre de los mensajeros, por cruces con seguridad social.

Además, los gastos de caja menor, los de viáticos, pagos de gasolina o similares se constiuyen en salario y deben tener seguridad social , segúsn la Sentencia de la Corte Suprema de Justicia SL5146 de 2020, salvo que:

a. Que sí aumente el patrimonio del trabajador (cosa que no sucede con los viáticos y similares porque son gastos realmente de la empresa) .

b.  Que sean fijos, porque si son pagos variables se entiende como si fueran “comisiones” y por lo tanto serían realmente un salario, y

c. Que estén en el acuerdo de desalarización, pero siempre que se sumplan los dos puntos anteriores (especialmente que NO sean gastos de la empresa).

Para ello se anexa el “Procedimiento para Gastos Personales” en https://1drv.ms/w/s!Aqh2tDSdMvCBmsxKJUJkyTs29c4feg?e=WPaGkU 

 

Se concluye que:

Aunque la norma permite que algunos vendedores emitan documentos POS para ventas inferiores a 10 UVTs desde 2022, esto no autoriza al comprador a tomarse estos costos, gastos o impuestos descontables.

Para ello se requiere siempre que las operaciones con los proveedores estén soportadas en:

i. Factura electrónica, o

ii. “Documento Equivalente” (los arriba mencionados), o,
iii. Documento Soporte para no obligados a facturar.

iv. “Documento Soporte de Nomina Electrónica” (basado en el devengo y no solamente en el pago, al menos desde enero de 2022, dadas las múltiples interpretaciones).

Los únicos costos y gastos que no requieren de alguno de estos soportes son las depreciaciones, las amortizaciones, el costo de ventas (que provenga del movimiento crédito de los inventarios), ni las operaciones que no sean una “venta” por parte de un proveedor nacional, ni tampoco se requiere ninguno de estos documentos cuando consten en la declaración de importación.


 

Foto de Kampus Production en Pexels

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