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Terrorismo contable con los bienes muebles en las NIIF. Memorando y Modelo de Política Contable (Versión 2)

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geralt / Pixabay
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Por: Juan Fernando Mejia 

Revisor Fiscal Brigard & Urrutia. CEO GlobalContable.com

(www.globalcontable.com/perfil)

Introducción.

Uno de los mitos más comunes en la elaboración del Balance de Apertura a las NIIF (ESFA), y en la medición posteror, es la supuesta obligación de valorar bienes muebles (como sillas, mesas, teléfonos y PC´s) y volverlos a depreciar, asunto que incluso incumple con las NIIF y genera complicaciones innecesarias por las múltiples conciliaciones tributarias que generan (como se explica en «Ningún ajuste del ESFA es Aceptado Tributariamente«).

Las multinacionales,  incluyendo las que aplican NIIF PYMES, solo valoran inmuebles en el balance de apertura.

VideoConferencia gratuita: Terrorismo contable con los bienes muebles: las NIIF no dice que deban valorar y marcar. Técnicas modernas de control. Miércoles 15 de mayo 6:00 P.M. GlobalContable.com
 

Se trata de uno de los mitos en la aplicación de las NIIF, porque:

A. Las NIIF señalan que los bienes muebles totalmente depreciados no se valoran, sino que se revelan en notas, aunque se estén usando (Ver NIC 16, párrafo 79b, aplicable también, y con mayor razón, a las PYMES).

B. Valorar bienes muebles como sillas, mesas y computadores viejos incumple los cuatro requisitos de todo ajuste por ESTIMACIONES NIIF, que son:

 

1. Ser materiales, es decir, que sean importantes. Las NIIF lo exigen en el Marco Conceptual párrafo CC11, NIIF 1 párrafos 29 al 31 y NIIF PYMES párrafo 2.6.

Por ejemplo, si se tienen 300 sillas y se valoran a $100.000 cada una, el total es de $30.000.000, que dividido en el total de activos de la entidad tiende a ser inferior a un 15% (porcentaje que cada entidad define).

Incluso, en algunos casos, se supera ese porcentaje, pero la materialidad se evalúa también de forma relativa,, como en el caso de una agencia de aduanas que no tiene inmuebles y solo tiene sillas: como el negocio en sí mismo no consiste en tener sillas, sino el conocimiento y los contratos, no se deben valorar estos bienes muebles.

Cosa distinta es valorar inmuebles, que siempre es aconsejable en el caso del balance de apertura, pero no en periodos posteriores, es decir que se pueden valorar una sola vez y después sólo se valoran opcionalmente, como bien lo indican el párrafo 29 de la NIC 16 y el párrafo 17.15 de la NIIF PYMES.

Incluso legislaciones como los USGAAP (Principios Contables de los Estados Unidos) prohíben valorar cualquier Propiedad, Planta y Equipo y Brasil adoptó los IFRS pero estableció legalmente la opción del costo (no es permitido el valor revaluado).

Esto porque no se tienen para la venta, su valoración es altamente subjetiva y porque se dañan los indicadores como el ROA y el ROE (como se explica en el artículo «Valorar Activos Disminuye el Valor de las Empresas«.

2. Relación Costo Beneficio positiva: Todos los ajustes NIIF deben tener un beneficio real y tangible para los proveedores de capital (socios y prestamistas importantes) como lo indica el Marco Conceptual en el párrafo CC35, la NIIF 1 párrafo 1c y la NIIF PYMES en el  párrafo 2.13. No es relevante para ninguna entidad hacer valorar bienes muebles, que en cambio sí implica un costo y un control detallado posterior.

3. No tener “Costo o Esfuerzo Desproporcionado”: La NIIF PYMES en los párrafos 2.14A al 2.14D señala que no debe existir un costo o esfuerzo desproporcionado, que en el caso de valorar bienes muebles se traduce en temas como las horas posteriores que tendrán que dedicarse a controlar y conciliar las depreciaciones sobre el costo y sobre el valor revaluado, toda vez que el estatuto tributario no permite deducir depreciaciones sobre avalúos como costo atribuido (Artículo 289, numeral 4 del Estatuto Tributario).

4. Rendición Pública de Cuentas:  Un ajuste NIIF, como la valoración de un bien, se realiza solo si el no hacerlo perjudica gravemente a usuarios «externos”, «excluidos» de la administración y que no puedan “exigir” información. Ver Marco Conceptual párrafos FC1.13 A FC1.17, NIIF PYMES párrafos P7, P8, P10, 1.2 y 1.3).

Dejar las sillas, mesas y computadores viejos por su costo, sin valorarlos no perjudica a dichos usuarios.

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II. Tributariamente no se aceptan los avalúos NIIF.

En las declaraciones de renta solo se acepta el “costo fiscal”, el autovaluo formado o el reajuste fiscal previamente declarados, como bien lo indican los artículos 69 a 73 del Estatuto Tribuario (E.T.), para las personas jurídicas. Fiscalmente NO se aceptan valorizaciones comerciales ni de muebles ni de inmuebles.

Además, la nueva depreciación de activos valorados NO es deducible, según artículo 289 numeral 4 E.T.

Por ejemplo, si se tienen 3 mesas compradas hace 8, 7 y 6 años (respectivamente), les faltan 2, 3 y 4 años por depreciar fiscalmente. Es un error valorarlas y depreciarlas a 15 años según un criterio supuestamente “NIIF” porque:

(i) Tendría que depreciarse realmente a 7, 8 y 9 años respectivamente (15 años menos los años de uso),

(ii) Generaría 300 partidas conciliatorias (valores en libros diferentes) porque cada silla tiene un valor en libros diferente. No se aconseja hacer cálculo del impuesto diferido en en grupos de activo porque su amortización depende de los años de depreciación fiscal faltante en cada caso.

III. Financieramente se generan complejidades innecesarias:

La nueva depreciación de activos valorados genera nuevos gastos NO deducibles y posibles pérdidas, especialmente en entidades públicas y en algunas Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL).

Por ejemplo un municipio o una entidad del gobierno general solo recibe ingresos del presupuesto nacional por el mismo valor de sus gastos y por lo tanto valorar bienes muebles y volverlos a depreciar genera pérdidas (déficit) que no tiene cómo ser cubierto.

En estos casos, los ingresos no son generados por la cantidad de bienes muebles (o inmuebles) que tengan.

Igual sucede con algunas copropiedades que no tienen utilidades, ni tienen porque generarlas, pero al valorar muebles y volverlos a depreciar generan pérdidas por incorrecta interpretación de las NIIF. (Le puede interesar: 99% de las Copropiedades no debe aplicar las NIIF, actualizado)

En esos casos sólo queda la opción de reversar estos avalúos y su depreciación contra el patrimonio, como un ajuste en una estimación, no retroactivos.

En las entidades públicas, donde es obligatorio mantener estos avaluos por interpretación de la Contaduría General de la Nación, se debe manejar una política de deterioro de valor anual que afecte el patrimonio, como lo indica la NIIF PYMES párrafo 17.15D o en el Concepto CTCP 210 de 2014 y como se explica en este video https://youtu.be/81g7nK_noro?t=2670

(ver minuto 44:30 o también puede ver el video completo aquí: https://youtu.be/81g7nK_noro?t=326)

También es importante mencionar que los ajustes del ESFA, reconocidos en el patrimonio no son repartibles mientras no se hayan realizado como lo establecen el artíclo 289, numeral 7 del E.T.,  los conceptos CTCP 376/13 y 056/2014 y el Boletín 8 de Supersociedades.

 

Otros ejemplos:

A una entidad pública que tiene más de 120 mil bienes muebles entre computadores, mesas, sillas y un sinnúmero de artículos,  le han vendido la idea de tener que valorarlos uno por uno o que se requieren buscar las facturas de compra para saber si tenían descuentos para restarlo de su valor. Lo mismo ocurre con entidades del sector privado. Por ejemplo a una Universidad que tiene 27.000 alumnos ubicados en diferentes partes le dijeron:

  1. Que era necesario hacer un nuevo inventario de pupitres, cuando en realidad el número de estudiantes muestra ese dato y también podría partir de un inventario reciente (debidamente depurado al gasto, localmente, con bienes inexistentes, por ejemplo).
  2. Que las NIIF señalan que debe ponerse una etiqueta a cada pupitre y reconocerlo uno por uno, cuando la NIC 16, párrafo 9 y las NIIF PYMES, permiten reconocer en «una sola línea» todos estos bienes (agrupados en una sola línea por cada compra o lote de activos que se hagan –Ver ejercicio de activos en grupos).
  3. Que estos bienes deben ser objeto de valoración. En realidad, esto es innecesario si se hace el correcto análisis de los citados cuatro requisitos de las NIIF y de cualquier ajuste por estimación NIIF.
  4. Que los faltante de pupitres (o los dañados) tenían que ajustarse contra el patrimonio, cuando en realidad son ajustes que se hacen contra el resultado del periodo antes de ir a NIIF o incluso después, porque de lo contrario debe hacerse seguimiento a dos patrimonios, uno bajo norma local y otro bajo NIIF en asuntos inmateriales (pues localmente no puede afectarse el patrimonio fiscal).

Centrarse en supuestas «obligaciones» y complicaciones es verdadero «terrorismo contable» cuando en realidad los estándares son criterios que requieren el juicio profesional documentado y basado en las mejores prácticas internacionales.

Sillas viejas en el Balance y las nuevas en el gasto.

Una empresa a la que le hicimos una auditoria del ESFA por intermedio de GlobalContable.com tenía una silla vieja valorada en $300.000 (unos 100 dólares) y estaba en el balance porque continuaba en uso. Pero una nueva recién comprada que valía aproximadamente lo mismo, estaba en el gasto por el tope establecido en la política contable. No puede decirse a una empresa que valore bienes muebles sin advertirles estos requisitos.

El caso del computador diferente

A una entidad le dijeron que debía valorar uno a uno cientos de computadores «porque no es lo mismo un computador DELL de 16 de RAM que un Toshiba de 32 de RAM«, lo cual es cierto pero inmaterial, pues no se está considerando que el valor razonable en el ESFA no es el valor de compra, sino el de venta y una simple cotización muestra que vender cualquiera de esos computadores en el mercado no supera los 300 mil pesos (100 dólares) como se muestra en la política anexa.

Esa entidad se había gastado una importante cantidad de dinero y sobre todo de tiempo valorando estos computadores, sillas, mesas y no ha faltado quien les puso una etiqueta y valoró hasta las papeleras del baño.

Y se «devolvió» varios periodos hacia atrás, buscando las facturas de compra de mesas, sillas, computadores y otros muebles porque supuestamente tenía la «obligación legal» de «reconstruir» la información para miles y miles de estos bienes, en lo que se demoró varios meses e implicó el gasto de ingentes recursos económicos y de tiempo. Encontró una factura de adquisición de 30 mesas, sin poder saber, como es lógico, a cuáles de las 1.000 mesas se refería esa factura, específicamente.

Infortunadamente muchas entidades cometen este tipo de errores que generan dificultades posteriores para el control interno y para la auditoria, por mucho que se manejen en un sistema «automático».

Un caso aún más increíble es el de una pequeña Copropiedad (Propiedad Horizontal) a la que supuestamente le implementaron las NIIF, cuando el Decreto 3022 de 2013 y el Decreto 2420 de 2015 señalan claramente que estas entidades deben aplicar «contabilidad simplificada» que es más sencilla que el Decreto 2649 de 1.993 (antiguo decreto contable) y lo que hicieron fue valorar un montón de sillas viejas (al respecto recomiendo ver el artículo «99% de las Copropiedades no debe aplicar NIIF).

La contabilidad simplificada consiste solo en mantener una contabilidad al costo, sin estimaciones, en un único libro, pero les venden un software con dos contabilidades: una bajo norma «local» y otra para bajo «NIIF», aunque no deben aplicarlas (puesto que su marco normativo es, como se dijo, contabilidad simplificada).

La Unificación de Políticas Contables con aspectos tributarios.

Una de las prácticas más aplicadas en las multinacionales (incluyendo las que aplican NIIF PYMES) es unificar criterios y políticas contables con las tributarias en aspectos inmateriales con el fin de ahorrar costos y tiempo en su aplicación. Por ejemplo, en lo relacionado con la vida útil y el monto que se considera activo.

En una entidad dedicada al transporte encontré, increíblemente, que una silla estaba depreciándose a 8 años para NIIF y a 10 años para la parte tributaria (¡y un teléfono con dos vidas útiles diferentes!).

Otra persona me dijo en un seminario que su política era:

«Depreciar un computador portátil a 5 años para NIIF y a 3 años para la norma tributaria«.

Le aconsejé usar la misa vida útil fiscal y la contable, es decir cinco (5) años.

El contador me respondió que así en el año 4 el computador estaría totalmente depreciado y que eso era «grave» porque se seguía usando.

Le comenté que las NIIF admiten activos totalmente depreciados en notas, pero no en el cuerpo del balance (NIC 16, párrafo 79b), especialmente cuando son inmateriales. Además, el constante cambio tecnológico no permite pensar que un computador se deprecie más allá de 3 años.

La respuesta es que en su entidad, los computadores se cambian cada 7 años, pero comprendió que una cosa es que la compañía no los cambie y otra es que no deban depreciarse en ese tiempo, pues el costo de mantenimiento y su lentitud permiten entender el criterio de importancia relativa. Ya sabe que ese computador a los 4 años es inmaterial y no requiere estar en el balance, aunque se esté usando. A propósito, no es necesario presentar en el Estado de Situación Financiera los activos totalmente depreciados menos su depreciación acumulada. Estos se pueden controlar administrativamente en excel o en otro  sistema si se considera necesario, pero el control administrativo es diferente al concepto de control financiero establecido en las NIIF.

El Marco Conceptual señala claramente que se cumpla una representación fiel y la realidad económica, pero condicionado a la materialidad como “característica fundamental” e indica que la relación costo beneficio es una “restricción dominante” (Párrafo C11 del Marco Conceptual y párrafo 2.6 y 2.13 de la NIIF PYMES).

Justamente esa es la práctica de las multinacionales, pero en Colombia y en algunos países de la Región se hace terrorismo contable para que muchas entidades se compliquen en este tipo de cosas, logrando confusión y sobrecostos innecesarios.

El monto para reconocer Propiedades, Planta y Equipo o Gastos

En cuanto al monto para reconocer un bien como Propiedad, Planta y Equipo o como gastos del periodo, la práctica internacional es unificar el criterio tributario y las NIIF. El contador de una entidad que ya aplicó las NIIF dice que allí adoptaron la siguiente política:

«Serán activos los bienes que valgan más de 10 millones, los que valgan menos de ese valor, serán gastos» (unos 3.000 dólares).

Le advertí que tributariamente, existe una norma, según la cual, los bienes se deben activar si valen más de 50 Unidades de Valor Tributario, lo que hoy equivale aproximadamente a $1.200.000 (unos 400 dólares) y que tampoco se justifica tener dos topes diferentes para activar en NIIF y en normas tributarias.

Justamente hace poco compraron una impresora que costó 7 millones y fue necesario:

  1. Reconocerla como gasto para NIIF, y
  2. Reconocerla como activo y depreciarla para fines tributarios.

Tremenda dificultad para el manejo posterior, para los análisis y para el control interno, especialmente cuando se tienen cientos o miles de bienes similares (y si son pocos es peor porque es aún más inmaterial mantener la diferencia en el tiempo).

La entidad se hubiere ahorrado muchos dolores de cabeza si hubiere unificado la política tributaria con la política NIIF en este tipo de aspectos inmateriales.

En ese caso debe aplicarse contable y fiscalmente el Concepto DIAN 21942/17 para que los bienes de menor cuantía (inferiores a 50 UVT) se activen y se deprecien dentro del mismo año, tanto contable NIIF como fiscalmente.

En realidad, hacer el seguimiento a este tipo de diferencias es innecesario, inmaterial y no es la práctica internacional ni bajo USGAAP (principios contables de los Estados Unidos) ni bajo IFRS.

El valor residual no se calcula en bienes muebles.

Lo mismo sucede con el Valor Residual: algunas personas hacen «terrorismo contable» diciendo que «es obligatorio» establecer un valor residual sin analizar previamente el criterio profesional y sin observar que la NIC 16, párrafo 53 y la NIIF PYMES señalan que normalmente es inmaterial y que no es necesario calcularlo, salvo en el caso de bienes inmuebles, en el cual sí se recomienda establecer un valor residual igual al costo o valor revaluado para no volver a depreciar los avaluos de estos bienes y no afectar el excedente futuro, es decir, depreciar solo el costo (Un ejemplo de política de valor residual puede verse aquí)

Para cualquier política contable debe aplicarse el juicio profesional, el cual requiere analizar aspectos como la materialidad (Marco Conceptual, párrafo CC11, NIIF PYMES, 2.6; NIIF 1, p 7 y p 29-31), la relación costo-beneficio (Marco Conceptual, p CC35, NIIF 1, p 1.c. y 2.13 de la NIIF PYMES) y otros riesgos, como lo señala la Norma Internacional de Auditoria NIA 315

Un video acerca de por qué no debe tenerse valor residual en bienes muebles puede verse en: https://youtu.be/oLOyKrODZqI?t=339

La practica en las multinacionales y entidades de países en los que se aplican las NIIF

Anexo modelo de memorando técnico y de política contable para el manejo de bienes muebles, de acuerdo con prácticas de entidades multinacionales para el caso del ESFA y según nuestra experiencia en GlobalContable.com (Ver experiencia en https://goo.gl/xSWvOJ)

La reforma Tributaria no acepta ese tipo de ajustes (que las NIIF tampoco requieren).

Valorar bienes muebles es un ajuste «rebuscados» , considerando que desde el 1 de enero de 2017, sólo se aplicarán algunos aspectos de las NIIF, principalmente los que implican pagar más impuestos«. Un artículo sobre los efectos tributarios de las NIIF en Colombia está disponible en el siguiente enlace:

https://www.globalcontable.com/blog/esfa-no-tiene-efectos-fiscales-segun-reforma-tributaria-modelo-de-certificacion-por-contador-yo-revisor-fiscal/

Modelo acta para no valorar bienes muebles en el ESFA (ver)

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